首先，办理日本留学签证需要准备办理签证所需要的材料，申请日本签证需要准备的材料有：护照、3张2寸白底彩照、签证申请表、身份证复印件、户口本复印件、毕业证和学位证复印件、在校成绩单、150学时以上日语学习证明、父母的收入证明或存款证明、留学调查表、签证申请费。准备这些材料就需要花费2-3个月的时间。

以上的材料准备好之后，你还需要做一件事，那就是申请在留资格，这个不需要你自己去办，你只需要将所需材料寄送到录取你的学校，由学校向日本入国管理局申请在留资格，审核通过之后，学校会寄给你在留资格认定证书，拿到证书之后才可以办理日本留学签证。这个审核期一般需要2-3月的时间。

将所有材料都准备齐全之后，你就可以通过试管指定的代理机构提交日本留学签证申请了（必须通过代理机构，不接受个人申请），日本在中国共设立1个大使馆、6个领事馆和1个办事处，可以根据你所在地选择向哪个使馆提交签证申请，申请提交上去之后你所需要做的就是等待，在等待的过程中有可能会收到电话调查，对于电话调查不要紧张，实事求是就好。在京使馆的审核周期一般是4天，其他地区的领事馆一般是7-10天，遇到周末、节假日或者其他情况，审核周期会相应的延长，如果申请材料出现问题，就会再三加强对你的审查，时间就会变得更长，所以建议你能留出1-2个月的签证申请时间。

这样算下来，申请日本留学签证最好提前半年就开始准备，早申请就可以预留出足够的时间来应对突发状况，毕竟领事馆是不会因为你快开学了而加快签证审核的。