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日本留学接听电话的礼仪有哪些

日本留学接听电话的礼仪有哪些


日本留学,这一篇里小编给大家介绍几个有关日本的电话礼仪,有兴趣的同学快来关注一下吧。


电话是现代商务通讯中最基本的设备之一,是办公桌上必备的物品。利用电话进行商务沟通时,除了看不见你的视觉形象,它传递了其他一切关于你的信息,包括声音、语言、态度、笑容、职业精神等等。因此,在接电话时要注意电话礼仪。


一、第二次铃声响完是最佳的接听时机。


太快或太慢接听电话都是不合适的。如果第一声响起后立刻拿起话筒,对方会没有思想准备。就像你希望和某个人讲话,如果他猛然冲到你的面前,你也会吓一跳的;如果在第三声响后接听,对方已经有等待的感觉了。所以我们在第二次铃声响过以后拿起话筒是最合适的。如果你在第四声后才接听,应该有道歉的话语,如“您好!让您久等了”。


二、接听电话的动作。


第一声电话铃声响起,我们可以把左手放在电话上,准备用左手拿话筒,右手进行电话记录(左手写字倾向的人恰好相反,用右手准备拿起话筒)。



三、接听的第一句话。


通常拿起话筒,我们习惯性的第一句话是“喂”。严格来讲,“喂”是试话筒的声音。当接听电话是工作的一部分时,应该体现精炼、从容的职业感觉,所以“喂”这句开场白是必须去掉的。取而代之的应该是问候语。根据公司要求,在问候语之后,可以报出公司和部门名称以及你个人的姓名。


    问候语的时段性:
    9:00以前,早上好;
    9:00—12:00,上午好;
    12:00—13:30,中午好;
    13:30—17:30,下午好;

    其他时间可以说“您好”。


四、电话记录的内容。

    

5个“W”,1个“H”。 5个“W”是指when 、who(whose) 、what 、where、why ,1个“H” 是指how。具体来讲,电话记录应该包括来电时间、来电人、来电事由、哪里打来电话、为什么来电话,怎样处理等。在进行电话记录时对数字、对方说的某个时间、电子邮件地址等信息应该重复一遍给予确认。


五、电话中的称谓。


询问对方的姓名时应该说:“请问您贵姓?”,不能直接问“你叫什么名字?”。如果对方告诉你他的姓名,应该对姓名中的每一个字进行确认。众所周知,姓名就是一个人的代表符号,对姓名的重视可以暗示对他的尊重,同时可以避免产生“音同字不同”的错误。即便知道了对方的全名,在随后的称谓中也不要直呼其名,尽量使用“姓+职务”的称呼方式,或者说××先生、××女士。


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